Какие задачи необходимо решить бизнесу в преддверии передачи работ на аутсорсинг:
- Провести аудит внутренних процессов для определения основных и вспомогательных функций бизнеса. Выявить и описать организационные взаимодействия между указанными функциями.
- Выделить функции, возможные для передачи на аутсорсинг. Изучить рынок услуг предоставления выделенных функций.
- Разработать методику оценки экономической эффективности бизнес-процессов по критериям «своими силами» и «силами аутсорсинга».
- Определить организационные взаимодействия между заказчиком и будущим подрядчиком, предоставляющим услуги аутсорсинга по указанным функциям.
- Разработать Техническое задание для аутсорсера.
- Сформировать последовательность документооборота, подтверждающий процессы на всех этапах аутсорсинга.
- Обеспечить правовую основу взаимоотношений между заказчиком и аутсорсером (базовым документом является конечно договор).
Данный перечень является только частью плана мероприятий проекта передачи процессов на аутсорсинг и должен быть завершен (но уже в рамках конкретного проекта). В качестве помощника в организации процесса передачи функционала на аутсорсинг выступает методология Управления проектом, которая позволяет учесть все необходимые параметры передаваемых процессов.
Давайте рассмотрим кейс, в котором показывается необходимость передачи функционала на аутсорсинг только в рамках проекта.
Завод принял решение о передаче функционала железнодорожного цеха на аутсорсинг. Задачу по передаче поставили начальнику ЖД цеха. Было составлено ТЗ и проведен тендер методом сравнения КП. Победила компания, которая предложила стоимость ниже, более чем на 25% по сравнению с конкурентами.
Через месяц после начала работ подрядчик заявил, что ошибся в расчетах, не учел существенные статьи затрат и не может далее продолжать оказывать услуги по согласованной в договоре стоимости.
В результате тендер был признан недействительным, приняты негативные кадровые решения. Процедура передачи ЖД цеха на аутсорсинг была проведена заново, но уже:
1. Под проектным управлением, с прохождением всех необходимых этапов проекта,
2. Постатейным анализом затрат как собственных, так и подрядчиков,
3. Детальным разбором ТЗ и объяснением подрядчиком технологий выполнения каждой операции,
4. И так далее…
В итоге в процессе передачи Проектное управление позволило учесть все необходимые детали и для Завода был достигнут экономический эффект в размере 9%.
Данной ситуации можно было избежать без кадровых потрясений, если бы по факту принятия решения о передаче функции на аутсорс, руководство Завода обратилось к проекту как инструменту организации передачи.